Fred van der Zwan
Onderzoek doen naar keizerlijke wapenbrieven en adelsdiploma’s – de Bijlage
In het artikel in Gens Nostra 2022 nummer 5, pagina 265-273, is beschreven hoe je een door de keizer verleende wapenbrief of adelsdiploma via internet kunt opsporen in het Österreichisches Staatsarchiv. Als je resultaat hebt, wil je natuurlijk ook scans van de originele akten en afbeeldingen verkrijgen.
Voor geïnteresseerden die een aanvraag willen doen wordt in deze bijlage de procedure in stappen uiteengezet. Elke stap is voorzien van de betreffende correspondentie. Die brieven kunnen dienen als voorbeeld hoe je een brief in het Duits opzet, wat de Duitstalige terminologie betekent en hoe de gestandaardiseerde antwoorden van het Staatsarchiv er uit zien. Overigens hanteert het Staatsarchiv ook Engels als voertaal. Je kunt dus kiezen.
Uit de gevoerde correspondentie blijkt dat de doorlooptijd circa vier maanden in beslag neemt. In dit geval nog twee maanden langer omdat nog een verzoek is gedaan om een originele afbeelding te mogen gebruiken in een publicatie.
Op de brieven zijn de ondertekeningen om privacyredenen afgeplakt.
Het hoeft geen betoog dat het in acht nemen van de randvoorwaarden inzake copyright, het opnemen van clausules inzake bronvermelding met link naar het Österreichisches Staatsarchiv en het toezenden van een bewijsexemplaar niet alleen hoffelijk is maar gewoon een noodzakelijk recht.
Procedure
Stap 1: 11 februari 2022 – Verzoek om toezending wapenbrief Schmidlin
Wat je nodig hebt zijn het postadres, de naam van de Sachbearbeiter en de code van het resultaat dat je hebt (of een schermafbeelding daarvan). Deze gegevens vind je op de website van het Österreichisches Staatsarchiv. In de brief aan het Staatsarchiv zie je hoe je die gegevens kunt verwerken. In dit geval is naast de tekstuele uitleg in de brief ten overvloede een kopie van de schermafbeelding bijgevoegd.
Stap 2: 22 april 2022 – Herhaald verzoek
Wanneer je na twee maanden nog geen bericht hebt gehad, kan een een herhaald verzoek (identiek aan 1) geen kwaad.
Stap 3: 5 mei 2022 – Offerte
Als antwoord ontvang je twee standaardbrieven, de Auftragserteilung (opdrachtverlening) en een Kostenvoranschlag (offerte), waarin bovenaan het zaaknummer, de Geschäftszahl, staat vermeld. Dit zaaknummer moet je bij alle verdere correspondentie met het Staatsarchiv gebruiken.
In de Auftragserteilung staan de kosten van de behandeling van je verzoek vermeld en een viertal keuzemogelijkheden (zie vierkante blokjes) voor wat en hoe je het resultaat wil ontvangen.
In de Kostenvorschlag staat het resultaat van hun vooronderzoek vermeld op basis waarvan zij een gedetailleerde berekening van de kosten aangeven. Daarbij wordt ook uitgelegd wat de keuzes ten aanzien van de verzending zijn (verschillen in kosten).
Stap 4: 6 mei 2022 – Opdrachtbevestiging
De Auftragserteilung uit stap 3 wordt na invulling gedateerd en ondertekende retour gezonden aan het Staatsarchiv.
Stap 5: 20 mei 2022 – Bevestiging opdracht en betalingsverzoek
Het antwoord van het Staatsarchiv bestaat weer uit twee brieven. De eerste is een ontvangstbevestiging van de opdracht onder vermelding van het product dat geleverd zal worden, alsmede de bankgegevens om de factuur te betalen. De tweede bevat de Kostenaufstellung en het eindbedrag dat betaald moet worden. Betaling moet binnen 14 dagen geschieden om de opdracht uit te voeren. Let vooral op de codes die op de betaling moeten vermeld.
Stap 6: 11 juli 2022 – Verzoek om toestemming voor publicatie
Dit verzoek is met redenen omkleed en geeft precies aan wat wel en wat niet uit de originele stukken zal worden gepubliceerd en hoe met deponering van originelen wordt omgegaan. Ze mogen op de bestemde plek wel worden ingezien, maar niet worden gekopieerd, gefotografeerd of gescand. Transcripties en vertalingen van originelen vallen niet onder dit publicatiebeding. Een kopie van de studie (Dissertatie) waarin het origineel zal worden gebruikt is ook bij het verzoek aan het Staatsarchiv bijgevoegd.
Stap 7: 28 juli 2022 – Toestemming voor publicatie onder voorwaarden
Toestemming wordt verleend onder vier voorwaarden: eerst betalen publicatievergoeding vóór openbaarmaking, het opnemen van een clausule over het op de afbeelding rustende copyright (verbod op verdere verspreiding), verplichting tot bronvermelding met link naar het Österreichisches Staatsarchiv en het toezenden van een bewijsexemplaar.
In de antwoordbrief aan het Staatsarchive heeft de auteur de specificatie van wat uit de originelen zal worden gebruikt verder aangescherpt.
- Erledigung_van_der_Zwan,_Publikation_RAA_28.07.2022_Copyright
- Brief Österreichisches Staatsarchiv Wien – Rechnung
Stap 8: 11 augustus 2022 – Publicatievergunning (Veröffentlichungsgenehmigung)
Specificatie kosten, betalingskenmerken, rechtsgevolgen en herinnering aan een bewijsexemplaar.
Nederlands